Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Carfaxio, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77643496 (btw NL003218141B34), is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid. Contact: support@carfaxio.com. Carfaxio is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen; privacyvragen worden via bovenstaand e-mailadres behandeld.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we

Bij een voertuigcheck: het opgegeven kenteken of chassisnummer, het gekozen land, het tijdstip van de zoekopdracht en een versleutelde (gehashte) weergave van je IP-adres. Een kenteken kan in bepaalde gevallen als persoonsgegeven gelden wanneer het herleidbaar is tot een natuurlijk persoon; we koppelen het niet aan namen of adressen van eigenaren.
Bij een bestelling: je e-mailadres, het besteloverzicht, het betaalde bedrag, het tijdstip, de status van de betaling en een referentie van de betaaldienstverlener. Volledige kaart- of rekeninggegevens bereiken onze systemen niet; die worden uitsluitend door Mollie verwerkt.
Bij Carfaxio Extended Access: aanvullend een klant- en machtigingsreferentie bij de betaaldienstverlener, de status van het abonnement en de historie van dagelijkse facturen.
Bij contact: de inhoud van je bericht en je e-mailadres.
Technisch: logbestanden met foutmeldingen, tijdstip, browsertype en een verkort IP-adres voor beveiliging en storingsanalyse.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): het samenstellen en leveren van het rapport, het verwerken van de betaling, het beheren van een eventueel abonnement en het bieden van support.
Wettelijke verplichting (sub c): het voeren van een deugdelijke financiële administratie en het bewaren van facturen.
Gerechtvaardigd belang (sub f): het voorkomen van fraude, misbruik en overbelasting, het beveiligen en verbeteren van de dienst. We hebben hierbij afgewogen dat deze verwerkingen beperkt en voorzienbaar zijn en dat wij waar mogelijk gegevens versleutelen of verkorten.
Toestemming (sub a): analytische en niet-noodzakelijke cookies. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken; dat laat eerdere verwerkingen onverlet.

4. Bewaartermijnen

Bestel- en factuurgegevens bewaren we zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat voorschrijft. Rapporten en de bijbehorende rapportlinks bewaren we maximaal twaalf maanden, zodat je het rapport kunt terugvinden en wij support kunnen verlenen. Zoekopdrachten met gehasht IP-adres bewaren we maximaal twaalf maanden voor misbruikpreventie en caching. Technische logbestanden bewaren we maximaal zes maanden. Contactberichten bewaren we maximaal twaalf maanden na afhandeling. Daarna worden gegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.

5. Ontvangers en verwerkers

We delen gegevens uitsluitend met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren, op basis van een verwerkersovereenkomst: onze betaaldienstverlener (Mollie B.V., Nederland), onze e-mailverzender, onze hosting- en databaseleverancier, en de leveranciers van voertuiggegevens. Aan die laatste partijen wordt uitsluitend het kenteken of chassisnummer doorgegeven, nooit je e-mailadres of betaalgegevens. Daarnaast kunnen gegevens worden verstrekt aan bevoegde autoriteiten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. We verkopen nooit persoonsgegevens.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

We streven ernaar gegevens binnen de EER te verwerken. Wanneer een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat alleen op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van de standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende technische maatregelen zoals versleuteling.

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag, toegangsbeperking op rijniveau in de database, gescheiden beheerrechten, niet-raadbare rapporttokens en logging van beheerhandelingen. Ondanks deze maatregelen kan geen enkele online dienst absolute veiligheid garanderen. Bij een datalek met risico voor betrokkenen melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar vereist, aan de betrokkenen zelf.

8. Cookies en lokale opslag

We plaatsen noodzakelijke cookies en lokale opslag voor taalkeuze, sessieherkenning en beveiliging; die zijn nodig om de website te laten werken en vereisen geen toestemming. Analytische cookies plaatsen we pas nadat je daar toestemming voor hebt gegeven; je kunt die keuze op elk moment aanpassen. Tracking voor advertentiedoeleinden gebruiken we niet. Meer details staan in het cookiebeleid.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Carfaxio neemt geen besluiten met rechtsgevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking en maakt geen profielen van gebruikers. Risicosignalen in een rapport zijn een weergave van brongegevens en vormen geen beoordeling van een persoon.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, op correctie van onjuiste gegevens, op verwijdering, op beperking van de verwerking, op bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en op overdraagbaarheid van de gegevens die je zelf hebt verstrekt. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar support@carfaxio.com; we reageren binnen één maand, met een mogelijke verlenging van twee maanden bij complexe verzoeken. We kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit vast te stellen. Verzoeken zijn kosteloos, tenzij ze kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.

11. Klachtrecht

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag (autoriteitpersoonsgegevens.nl), of bij de toezichthouder in je eigen EU-lidstaat.

12. Minderjarigen

Onze dienst is niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Verwerken we onbedoeld gegevens van een minderjarige zonder toestemming van een ouder of voogd, dan verwijderen we die na melding zo snel mogelijk.

13. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde regelgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina met vermelding van de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we bestaande klanten per e-mail.

14. Contact

Carfaxio · Nederland · KvK 77643496 · BTW NL003218141B34 · support@carfaxio.com.